Auslagen

Auslagen oder Barausgaben sind eine klassische Form der Ausgabenkategorie in Unternehmen. Eine Auslage entsteht, wenn Sie etwas aus Ihrer eigenen Tasche bezahlen, das Ihnen später erstattet wird. Unternehmen haben häufig einen Prozess zum Verwalten von Auslagen – entweder manuell oder automatisch über eine App.

Auslagen in Acubiz

Verwalten Sie Ihre Auslagen digital und effizient von Ihrem Telefon aus.

  • 1 Erfassen Sie die Auslage, indem Sie ein Foto von dem Beleg machen.
  • 2 Geben Sie einige Details ein - Kostentyp und optional einen Kommentar. Betrag, Land und Währung werden mithilfe der OCR-Technologie automatisch aus dem Beleg extrahiert.
  • 3 Vervollständigen Sie die Erfassung und senden Sie es zur Genehmigung, indem Sie "Bargeld" und "Senden" wählen.
  • 4 Der Genehmigende überprüft die Auslage und kann sie entweder genehmigen oder ablehnen - entweder über die mobile oder die Webanwendung von Acubiz.
  • 5 Die Finanzabteilung empfängt die Auslage digital und bereitet sie in der Webanwendung für die Buchhaltung vor.
  • 6 Die Abrechnung und Erstattung der Ausgaben erfolgt automatisch.

Vorteile durch digitales Ausgabenmanagement

Vorteile für Mitarbeiter

Mitarbeiter

Der Mitarbeiter kann den Beleg sofort nach der Auslage loswerden. Sobald die Erfassung in Acubiz erfolgt ist, kann der Beleg weggeworfen werden und der Mitarbeiter kann sich wieder auf seine Arbeit konzentrieren, da er weiß, dass eine Erstattung auf dem Weg ist.

Vorteile für das Management

Genehmigender

Der Genehmigende erfährt einen flexiblen und mobilen Genehmigerfluss. Genehmigen oder lehnen Sie einzelne Transaktionen oder Reisekostenabrechnungen von unterwegs ab. Verschaffen Sie sich einen Überblick über unverarbeitete Ausgaben durch eine einfache Übersicht in der App. Keine riesigen Quittungsstapel mehr, die auf die Genehmigung warten.

Vorteile für die Finanzabteilung

Finanzabteilung

Die Finanzabteilung erhält die Auslagen laufend, da der Mitarbeiter sie nicht in Stapeln sammelt. Die Auslagen sind bereits in den Konten verbucht und die Finanzabteilung muss daher häufig nur die Auslagen überprüfen und für die Buchhaltung vorbereiten.

Verwalten Sie Auslagen von unterwegs

Erfassen und verwalten Sie Auslagen auf dem Handy mit Acubiz – dies macht den Prozess für das gesamte Unternehmen viel flexibler und effizienter. Die Auslage kann sofort erfasst und verwaltet werden, wenn der Mitarbeiter unterwegs ist – beispielsweise bei einem Kundentreffen, einem Verkaufsgespräch, einer Konferenz oder dergleichen. Acubiz kann für alle Arten von Auslagen verwendet werden, z. B. für den Kauf eines Frühstücks für die Abteilung, für Speisen und Getränke, für Büromaterial, für Parkplätze, für Taxis usw.

Es ist einfach, Auslagen in Acubiz zu erfassen. Daher sammeln die Mitarbeiter ihre Auslagen nicht mehr in Stapeln für die Erfassung am Ende eines jeden Monats, wo übrigens die meisten Finanzabteilungen normalerweise am beschäftigsten sind. Die Tatsache, dass Auslagen schnell digitalisiert, erfasst und dabei weitergegeben werden, bringt der Finanzabteilung große Vorteile, da sie einen besseren Überblick und eine einfachere und effektivere Möglichkeit zur Kostenkontrolle erhält. Alle Phasen des Ausgabenmanagementprozesses werden einfacher und die verschiedenen Kostenrichtlinien und -fristen des Unternehmens werden eingehalten.

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