Genehmigung

Die Genehmigung ist die Annahme oder Erklärung, dass etwas die erforderlichen Anforderungen erfüllt. Gleiches gilt für Acubiz, wo der Genehmigende überprüft, ob die Erfassung einer bestimmten Aktivität durch den Mitarbeiter korrekt ist und zur weiteren Verarbeitung an die Finanzabteilung weitergeleitet werden kann.

Genehmigen Sie fortlaufend von Ihrem Handy aus und werden Sie unabhängig von Zeit und Ort
Vollständige Übersicht und Transparenz zwischen Beleg und Betrag
Einfacher oder detaillierter Genehmigungsablauf - Sie entscheiden

Genehmigung in Acubiz

Der Genehmigungsprozess sollte einfach sein. Daher können Sie einzelne Ausgaben, Reisekostenabrechnungen, Erfassungen gefahrener Kilometer und Zeit sowie Kostenrechnungen auf Ihrem Handy genehmigen oder ablehnen.

  • 1 Verschaffen Sie sich über die rote Leiste des Dashboards unter Ihrem Namen einen Überblick über ausstehende Genehmigungsanfragen. Wischen Sie zur Seite, um die Genehmigungsanforderung(en) anzusehen.
  • 2 Tippen Sie auf Genehmigen/Ablehnen oder gehen Sie die Ausgaben im Detail durch, indem Sie auf das Ausgabensymbol tippen.
  • 3 Verschaffen Sie sich einen detaillierten Überblick und genehmigen oder lehnen Sie ab. Wenn Sie ablehnen, werden Sie gebeten, eine Erklärung abzugeben. Sie haben auch die Möglichkeit, den Genehmigenden zu ändern.

Der Benutzer muss in Acubiz als Genehmiger konfiguriert sein, um genehmigen und die oben genannten Schritte ausführen zu können.

Automatische Genehmigung von Ausgaben

Lassen Sie sich vom Büro- oder Softwareroboter bei der Genehmigung helfen

Der Genehmigungsprozess oder Teile davon können mit einem Büroroboter automatisiert werden. Dies spart dem Genehmigenden Zeit, während das Unternehmen sicher ist, dass die Unternehmensrichtlinien eingehalten werden. Warum also nicht die Genehmigung mit einem Büroroboter noch einfacher machen?

Zu diesem Zweck verwenden wir „Robotic Process Automation“ (RPA). Unser Service, Company Policy Manager, ermöglicht es Unternehmen, bestimmte Arten von Ausgaben zu buchen, während andere noch die Genehmigung eines „echten“ Mitarbeiters benötigen. Dies kann in der Acubiz-Lösung konfiguriert werden, in der spezifische Regeln für Mitarbeiter und Limits für geringfügige Beträge festgelegt werden können.

Ein Beispiel für die automatische Genehmigung in einem Unternehmen

Wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens Firmenkreditkarten verwenden und ein Mitarbeiter den Kauf einer Tasse Kaffee für 25 DKK bestätigt, was unter die Kriterien für Preis und Zweck fällt, die das Unternehmen in seiner Acubiz-Lösung festgelegt hat, ist es sinnvoll, die Ausgaben direkt an die Finanzabteilung zu senden – ohne Einbeziehung des Genehmigenden.

Eine Ausgabe kann natürlich auch zur Genehmigung gesendet werden, wenn der Betrag hoch ist oder die Kostenart eine Genehmigung gemäß den Unternehmensrichtlinien erfordert. Das Unternehmen kann verschiedene Kontrollkriterien und Frequenzen für Stichprobenprüfungen definieren.

Genehmigungsablauf nach Bedarf

Das Leben als Genehmiger wird mit Acubiz auf dem Handy etwas einfacher. Ständige Verfügbarkeit und hohe Benutzerfreundlichkeit bieten die Flexibilität und Echtzeitübersicht, die der Genehmigende im Alltag benötigt.

Es ist möglich, einen detaillierteren Genehmigungsablauf zu konfigurieren, der je nach Buchhaltungseintrag oder den mit den Ausgaben verbundenen Dimensionswerten dynamisch sein kann. Ein Beispiel könnte eine Aufwandsbuchung sein, die sich auf ein bestimmtes Projekt bezieht, bei der der Projektmanager die Kosten genehmigen muss und nicht der unmittelbare Manager oder der übliche Genehmiger des Mitarbeiters. Acubiz kann alle Arten von Genehmigungsabläufen verwalten.

Lesen Sie mehr über unseren Service Company Policy Manager

Lesen Sie mehr über „Robotic Proces Automation“ in unserem Blog

Produktblatt: Zulassung (PDF)

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