Kauf mit einer Firmenkreditkarte
Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern eine Firmenkreditkarte ausstellen, kann diese als Zahlungsmittel für geschäftliche Ausgaben, die bei der Ausübung ihrer Tätigkeit anfallen, verwendet werden.
Acubiz synchronisiert Transaktionsdaten von der Firmenkreditkarte des Benutzers
Acubiz erleichtert die Verknüpfung der erforderlichen Informationen und Dokumentationen
Acubiz liefert buchhaltungsbereite Daten an das Finanzsystem
Kauf mit einer Firmenkreditkarte in Acubiz
Acubiz stellt eine Verbindung zu Firmenkreditkarten und zum Finanzsystem her und ermöglicht es dem Benutzer, Transaktionsdaten für die Buchhaltung vorzubereiten – digital, automatisch und mit allen erforderlichen Unterlagen. Wir sagen normalerweise, dass Ihre Firmenkreditkarten „sich um die Buchhaltung kümmern können“.
Der Mitarbeiter kann auch warten, bis die Kreditkartentransaktion bei Acubiz eingeht oder angezeigt wird. Anschließend muss der Mitarbeiter die Ausgaben mit einem Bild des Belegs dokumentieren und fehlende Informationen eingeben. Acubiz empfiehlt, die Kosten zu verwalten, wenn sie anfallen. Auf diese Weise muss der Mitarbeiter den Beleg nicht nachträglich bearbeiten, da er automatisch mit der zugehörigen Kreditkartentransaktion abgeglichen und direkt zur Genehmigung gesendet wird.
- Diese Funktion ist in der Lösung Acubiz Expense verfügbar.
Automatische Verwaltung der Ausgaben mit Firmenkreditkarten
Die Arbeit beginnt sowohl für das Unternehmen als auch für den Mitarbeiter, wenn ein unternehmensbezogener Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung stattgefunden hat. Das heißt, Arbeiten im Zusammenhang mit der Dokumentation des Eingangs, der Genehmigung, des Controllings, der Buchführung und der Abrechnung der Kosten. All diese Arbeiten können entweder manuell oder automatisch durchgeführt werden. Der manuelle Prozess ist nicht ideal, da das Sammeln von Dokumentationen, das Eingeben von Informationen, das Kontrollieren und weitere Tätigkeiten zeitaufwändig und für die Finanz- und Buchhaltungsabteilung oft umständlich ist. Der automatisierte Prozess ermöglicht es jedoch, von Mitarbeitern initiierte Ausgaben vom Zeitpunkt ihrer Entstehung bis zur Buchung zu digitalisieren.
Für Mitarbeiter ist es einfach und schnell, mit einer Firmenkreditkarte etwas für ihr Unternehmen zu kaufen. Auf diese Weise muss der Mitarbeiter ein Produkt oder eine Dienstleistung nicht im Namen des Unternehmens mit seinem eigenen Geld bezahlen.
Das Verwalten von Auslagen oder Barausgaben ist ebenfalls einfach und ähnelt dem Verwalten von Ausgaben für Firmenkreditkarten. Der Mitarbeiter wählt bei der Erfassung in Acubiz einfach „Bargeld“ anstelle von „Firmenkreditkarte“.
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