Reisekostenabrechnung

Die klassische Spesenabrechnung basiert darauf, dass der Mitarbeiter Belege für eine bestimmte Aktivität sammelt und stapelt – z. B. eine Geschäftsreise. Der Mitarbeiter erfasst dann die Belege, füllt eine Reisekostenabrechnung aus und sendet sie zur Genehmigung an die Finanzabteilung.

Reisekostenabrechnungen in Acubiz

Obwohl viele Unternehmen unseren Fast Track-Service bevorzugen, bei dem Mitarbeiter jede einzelne Spesenabwicklung sofort und von unterwegs verwalten, kann Acubiz die klassische Reisekostenabrechnung auch direkt vom Mobiltelefon aus unterstützen:

  • 1 Wählen Sie im Menü „Reisekostenabrechnung“
  • 2 Wählen Sie das Start- und Enddatum der Reise, das Land, den Zweck und optional ein Projekt
  • 3 Tippen Sie auf „Ausgabe hinzufügen“ und fügen Sie eine Ausgabe hinzu - entweder indem Sie aus vorhandenen Ausgaben auswählen oder eine neue erstellen
  • 4 Bereiten Sie die Reisekostenabrechnung vor und senden Sie sie zur Genehmigung, wenn alle Ausgaben hinzugefügt wurden

Reisekostenabrechnung vs. Fast Track

Reisekostenabrechnung

  • Übersicht aller Ausgaben.
  • Alle Kosten werden sofort zur Genehmigung gesendet

Fast Track

  • Übersicht über Ausgaben in Echtzeit.
  • Höhere Präzision bei der Prognose und Berichterstattung auf der Kostenseite für die Finanzabteilung.
  • Schnellere Abrechnung und Buchhaltung für die Finanzabteilung.
  • Mitarbeiter können alle Kosten zur Genehmigung senden, sobald sie anfallen.

Die Alternative zu Reisekostenabrechnungen

Reisekostenabrechnungen waren in der Vergangenheit die übliche Methode, um von Mitarbeitern initiierte Ausgaben zu behandeln. Dies ist bei vielen Unternehmen immer noch der Fall, aber neue Technologien und der Wunsch nach einem höheren Grad an Effizienz haben zu einem moderneren Ausgabenprozess geführt, bei dem Unternehmen die Ausgaben in dem Moment verwalten, in dem sie anfallen. Es gibt einige Nachteile, die mit der Erstellung klassischer Reisekostenabrechnungen verbunden sind. Sie können Ende des Monats Engpässe für die Finanzabteilung verursachen, da die Berichte häufig stapelweise gesendet werden. Dies bedeutet, dass das Unternehmen den Überblick über die mitarbeiterbezogenen Ausgaben im Unternehmen verliert.

Die Alternative zu den Reisekostenabrechnungen sind Einzelkosten-Transaktionen, bei denen jede Ausgabe erfasst und sofort zur Genehmigung gesendet wird – unabhängig davon, ob es sich um eine Barausgabe, eine Kreditkartentransaktion, einen Kilometerstand usw. handelt. Acubiz war das erste Unternehmen auf dem Markt mit dieser Einstellung und diesem Ansatz, den wir Fast Track genannt haben. Kunden haben uns dazu inspiriert, mit der Idee zu brechen, Ausgaben auf einem Stapel zu sammeln. Stattdessen haben wir die Möglichkeit geschaffen, Mitarbeiter die Ausgaben in Echtzeit und von unterwegs erfassen, verarbeiten und abwickeln zu lassen – das ist bei weitem die schnellste und effektivste Art, Ausgaben zu verarbeiten.

Lesen Sie mehr über unseren Service Fast Track

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