Fallgeschichte: Alm. Brand
Die Herausforderung
Bereits 2014 brauchte Alm. Brand einen schnelleren und flexibleren Workflow für den Ausgabenmanagementprozess. Die Finanzabteilung erhielt die Ausgaben sehr spät zur Kontrolle, was eine große Herausforderung war. Der Mitarbeiter füllte ein Formular aus, fügte seine Quittungen hinzu und erhielt von einer Registrierkasse im Büro von Alm. Brand seine Erstattung. Danach erhielt die Finanzabteilung die Ausgaben für das Controlling. Dieser manuelle Workflow war problematisch, da die Ausgaben erst nach Erstattung an den Mitarbeiter kontrolliert wurden.
Aufgrund des umständlichen Prozesses sammelten die Mitarbeiter auch ihre Ausgaben, um sie auf einmal einzureichen. Dies führte zu einer hohen Arbeitsbelastung mit manueller Eingabe für die Finanzabteilung.
Die Lösung
Alm. Brand verwendet die Ausgabenfunktion in Acubiz One als Teil seiner Acubiz Corporate-Lösung. Sie erwägen jedoch, in Zukunft Firmenkreditkarten zu verwenden, was zu einer automatischen Zuordnung von Transaktionen und Ausgaben führen wird. Mit der Genehmigungsfunktion können Manager unterwegs einfach und schnell Ausgaben genehmigen oder ablehnen.
Das Ergebnis
Die Mitarbeiter von Alm. Brand freuen sich über Acubiz, weil sie ihre Ausgaben digital und von unterwegs abwickeln können, ohne an der Registrierkasse in der Schlange stehen zu müssen. Sie bemerken kaum, dass sie im Namen von Alm. Brand Geld ausgeben, da es so einfach ist, eine Ausgabe zu erfassen, sie genehmigen zu lassen und erstattet zu bekommen.
Alm. Brand schätzt, dass die Finanzabteilung durch die Vermeidung der manuellen Eingabe satte zwei bis drei Tage pro Monat einspart. Die Manager bei Alm. Brand sind auch sehr zufrieden mit Acubiz, da sie jetzt die Ausgaben ihrer Mitarbeiter digital und von unterwegs genehmigen. Zuvor mussten Manager jede Ausgabe physisch unterschreiben. Dies war zeitaufwändig und endete oft als Aufgabe mit niedrigerer Priorität. Acubiz hat die Wahrnehmung geändert und der Genehmigungsworkflow ist jetzt schnell, einfach und digital.
Alles in allem hat dies zu einer erheblichen Zeitersparnis, einer besseren Kontrolle des Genehmigungsflusses und einer einfacheren Kostenerstattung für die Mitarbeiter geführt.
Acubiz ist eindeutig eines der am einfachsten zu implementierenden Systeme und das vorteilhafteste System für das gesamte Unternehmen. Das liegt daran, dass jeder Acubiz verwendet. Es ist eines der wenigen Systeme, das von allen Mitarbeitern genutzt wird. Es war sicherlich ein Erfolg. Meine Kollegen sind sehr zufrieden mit Acubiz.
Henriette Bjerg Persson, Leiterin Verwaltung und Service bei Alm. Brand
Details
Über Alm. Brand
Alm. Brand ist eine dänische Finanzgruppe, die 1792 gegründet wurde. Heute deckt sie alle finanziellen Bedürfnisse ihrer Kunden in den Bereichen Banken, Versicherungen und Altersvorsorge ab.
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