Fallbeispiel: DanPilot
Erhöhte Sicherheit bei den Reisekonten
DanPilot spart mit Acubiz nicht nur erhebliche Stunden in der Buchhaltungsabteilung, sondern erzielt auch eine weitaus höhere Genauigkeit bei der Abrechnung von Reisen.
Kein Umherschieben von Papier mehr
Wenn die dänischen Lotsen an Land reisen, um finnische Frachtschiffe und russische Öltanker durch Dänemark zu führen, bringt dies viel Reisen mit sich – nicht nur auf dem Wasser, sondern auch auf Schienen und Asphalt. Die Reiseaktivitäten sind in großer Zahl mit Reisekosten verbunden. Bei DanPilot sind das 7.000.
„Es ist offensichtlich, dass es Zeit braucht. Oder besser gesagt, dass es Zeit gebraucht hat. Wir haben uns entschieden, uns beim Papierherumschieben zu lösen und stattdessen eine webbasierte Lösung einzuführen. Und wir sehen bereits die vielen Vorteile in der Administration“, erklärt Leon Beck Clausen, Controller bei DanPilot.
Spart wertvolle Zeit
Er betont, dass Acubiz mit einem Benutzerfokus entwickelt wurde, der das Ausgabenmanagement für diejenigen mit den Ausgaben einfach macht – d.h. die 150 Lotsen, die Acubiz One verwenden. Der unmittelbare Vorteil kommt der Buchhaltung zugute. Im alten und manuellen System verbrachte sie viel Arbeit damit, die Belege zu finden und sie mit den Kreditkartenrechnungen, Benzinkarten usw. abzugleichen. Das war zeitaufwändig und führte zu Unsicherheiten und Fehlern.
Mit der Einführung von Acubiz werden alle Reisekosten und Kreditkartentransaktionen automatisch erfasst. Dies hat nicht nur eine große Belastung beseitigt und wertvolle Zeit gespart, sondern auch dafür gesorgt, dass die Erfassung korrekt und pünktlich erfolgt, betont Leon Beck Clausen.
Zusätzlich zur Zeitersparnis hat die Automatisierung DanPilot einen besseren und schnelleren Überblick über die gesamten Reisekosten ermöglicht.
„Jetzt können wir alle Ausgaben der Mitarbeiter sehen, sobald sie bei unserem Mastercard-Anbieter anfallen. Dies erleichtert es uns, die Kosten kontinuierlich im Auge zu behalten“, erläutert Leon Beck Clausen.
Alles läuft heute automatisch. Eine kluge Sache ist, dass Acubiz in unser Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem integriert ist. Das erleichtert viele Prozesse. Und die Zeit, die wir sparen, kann für wertschöpfendere Aufgaben verwendet werden.
Leon Beck Clausen, Controller bei DanPilot
Details
Über DanPilot
DanPilot ist eine unabhängige Aktiengesellschaft mit einem eigenen Verwaltungsrat unter dem Ministerium für Wirtschaft und Wachstum. Die dänische Seebehörde ist die Aufsichtsbehörde. DanPilot wickelt staatliche Lotsenoperationen durch dänische Gewässer von jedem Ziel in Dänemark zu allen Häfen in Dänemark und der Ostsee ab.
Die Flotte von DanPilot umfasst derzeit 34 moderne Boote, die 150 Lotsen von ihren 17 Lotsenstationen zu Kundenschiffen transportieren. Jährliche Anzahl der Lotsen: 18.000 bis 20.000.
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