Fallbeispiel: DBU
Von Schubladen und manuellen Arbeitsabläufen bis hin zum papierlosen Ausgabenmanagement
DBU traf eine Wahl, da neue Aufgaben auftauchten, aber die Anzahl der Mitarbeiter für die Arbeit gleich blieben: Die umfangreiche Verwaltung der Ausgaben und Reisekosten musste erleichtert werden – und der Ball landete bei Acubiz.
Ein intuitives System für viele verschiedene Benutzer
Das Hauptkriterium für DBU bestand darin, ein intuitives Ausgabenmanagementsystem zu finden, das verschiedene Arten von Benutzern verwenden konnten.
„DBU ist eine komplexe Organisation und es gibt jedes Mal eine Abwägung: Sollten wir ein Standardsystem kaufen oder unser eigenes entwickeln.
Acubiz hat grundlegend gepasst. Wir trafen auf eine sehr hohe Bereitschaft, die Konfiguration so anzupassen, dass die Mitarbeiter auf eine Weise an das System herangehen, Besprechungsteilnehmer auf eine andere und die Spieler auf eine dritte, sagt Heidi Lüthje, IT-Direktorin.
Die Buchhaltungsassistentin Bettina Holm Tange Jensen ergänzt: „Wir haben die bereits im Haus vorhandene Logik verwendet. Die Dimensionen sind zum Beispiel „Spieler“ – „Team“ – „Match“ und dann eine Auswahl von z.B. 10 Zielnummern. Dies macht es einfach und intuitiv, darin zu navigieren.“
Gestaffelter Roll-out in der Organisation
Um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten, wurden die Benutzer in drei Gruppen eingeteilt: Mitarbeiter – einschließlich Ausbilder, Schiedsrichter und Freiwillige – Besprechungsteilnehmer und Fußballpolitiker sowie Spieler.„Für jede Gruppe haben wir geprüft, ob es sinnvoll ist, sie zu erstellen. Schiedsrichter werden zum Beispiel nicht erstellt. Jedenfalls noch nicht. Aber wenn es für einige Schiedsrichter in bestimmten Situationen von Vorteil ist, werden wir sie als Benutzer erstellen, erklärt Bettina Holm Tange Jensen.
„Andererseits gibt es Fälle, in denen Benutzer zum ersten und einzigen Mal einen Aufwand von 14 DKK haben. In diesem Fall macht der Benutzer ein Bild von der Quittung und wird dann von einem anderen regulären Benutzer der App mobil bezahlt. Es liegt dann an dieser Person, die Quittung in Acubiz One hochzuladen und das Geld zurückerstattet zu bekommen“, erklärt Bo Grøn-Iversen.
Benutzer mit unterschiedlichen Ausgangspunkten
Den drei Kollegen ist bekannt, dass einige Benutzer sehr jung sind, andere keine Erfahrung mit der Abwicklung von Ausgaben haben und einige kein Smartphone besitzen.
„Unsere Benutzer sind verschieden. Einigen bricht beim Drücken eines Knopfes kalter Schweiß aus, während andere es einfach tun. Aber sie werden es lieben. Wenn ich die Lösung
neuen Mitarbeiter vorstellen, sagen alle „Wow, das ist klug“, erklärt Bo.
Im Rahmen der Einführung wurden Benutzerhandbücher für die verschiedenen Benutzergruppen entwickelt. Und für 2-3 Wochen stand die Finanzabteilung zur Verfügung, um Fragen zwischen 11.00 und 12.00 Uhr zu beantworten.
„Teammanager und Ausschusssekretäre erhielten ein separates Intro, da sie Sprecher der Endbenutzer sind. Wenn Sie sie überzeugen, überzeugen Sie den Rest der Benutzer“, sagt Bettina Holm Tange Jensen.
Überblick und eine viel bessere Nutzung der Ressourcen
Das Ausgabenmanagementsystem von Acubiz gehört für die DBU mittlerweile zum Alltag, und die Ringbücher, die zuvor zwei Regale pro Geschäftsjahr füllten, belegen jetzt weniger als die Hälfte.
„Man vergisst schnell, wie lästig es einmal war. Es gibt viele Nebenwirkungen: Wir haben keine Registrierkassen mehr, alle Benutzer haben einen vollständigen Überblick über ihre Ausgaben und alle Dimensionen werden jede Nacht mit Informationen aus dem Finanzsystem aktualisiert. Wir haben auch nur sehr wenige Ablehnungen und Fragen, erklärt Bettina Holm Tange Jensen und fährt fort: Vor Acubiz haben wir den größten Teil des Tages damit verbracht, ausgabenbezogene Daten in das Finanzsystem einzugeben. Heute verbringen wir jeden Tag rund eine Stunde mit dem Controlling. Am Ende sind es wahrscheinlich ein oder zwei Tage pro Monat. Und wenn die Auditoren kommen, drücken wir einfach ‚Drucken‘, anstatt die Informationen in Ringordnern zu finden.“
Unsere Benutzer sind unterschiedlich. Einigen bricht beim Drücken eines Knopfes kalter Schweiß aus, während andere es einfach tun. Aber sie werden es lieben. Wenn ich die Lösung neuen Mitarbeitern vorstelle, sagen alle: „Wow, das ist klug“.
Bo Grøn-Iversen, Finanzdirektor bei DBU
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Über DBU
Mit dem Ziel, den Ballsport in Dänemark zu fördern, wurde die DBU 1989 gegründet. Heute hat DBU über 300.000 Mitglieder. Bei den Visionen und Werten geht es darum, die besten Bedingungen und Rahmenwerke für den dänischen Fußball zu schaffen – Talententwicklung, Vereine, Freiwillige und die dänische Nationalmannschaft.
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