Fallbeispiel: KAB
Besseres Finanzmanagement und glücklichere Mitarbeiter
Der Ausgabenmanagementprozess führte zuvor die Liste der langweiligen Aufgaben von KAB an. Er war manuell, mühsam und langsam. Alle Ausgaben werden heute digital über Acubiz One abgewickelt. Laut den Mitarbeitern ist es sowohl benutzerfreundlich als auch einfach und schnell.
Die Finanzabteilung hat jetzt einen besseren Überblick und eine bessere Struktur. Darüber hinaus ist es einfacher geworden, Budgetkontrollen durchzuführen, und das gesamte Finanzmanagement wird gestärkt.
Von einer unbeliebten Aufgabe zur schnellen und einfachen Ausführung
Der Workflow für das Ausgabenmanagement war vor der Implementierung von Acubiz manuell, langsam und mühsam. KAB hatte eine Registrierkasse in ihrem Büro mit spärlichen Öffnungszeiten und einem dazugehörigen Kassenterminal. Die Mitarbeiter mussten sich mit ihren Ausgaben und einem von ihrem Vorgesetzten unterschriebenen Formular anstellen. Dieser Workflow war bei den Mitarbeitern nicht beliebt:
„Es war ein sehr manueller Prozess, bei dem ich persönlich oft versucht habe, Ausgaben zu vermeiden, weil er einfach zu umständlich war“, erklärt Louise Østvand, Teammanagerin bei KAB.Acubiz hat den Prozess schnell und benutzerfreundlich gestaltet und es ist nicht länger demotivierend und langweilig, Ausgaben oder gefahrene Kilometer erstattet zu bekommen.
Überblick, Struktur und glücklichere Mitarbeiter
Die Vorteile waren für KAB leicht zu erkennen. Aus zeitlicher Sicht wurden die Arbeitsstunden für das Ausgabenmanagement um etwa ein Drittel reduziert.
„Für die Finanzabteilung war die Buchhaltung einfacher, die Pflege war einfacher, es bietet einen besseren Überblick, es bietet eine bessere Struktur und es ist einfacher geworden, unsere Budget-Follow-ups und das gesamte Finanzmanagement durchzuführen. Ich kann auch erwähnen, dass unsere Mitarbeiter jetzt glücklicher sind“, erklärt Sebastian Schrøder, Controller bei KAB.Der wichtigste Parameter war, den internen Mitarbeitern, dezentralen Mitarbeitern und den gewählten Vorstandsmitgliedern mit einer benutzerfreundlichen Kostenmanagementlösung den Alltag zu erleichtern. Dies wurde erreicht.
Wenn ich für meine Mitarbeiter Frühstück kaufe, mache ich einfach ein Foto von der Quittung und 10 Sekunden später habe ich alle Daten erfasst.
Louise Østvand, Teammanagerin bei KAB
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Über KAB
KAB wurde 1920 in Kopenhagen gegründet. Sie vermieten und verwalten rund 60.000 Häuser in der Metropolregion. Damit sind sie die größte Verwaltungsorganisation in Dänemark.
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