Fallbeispiel: Louis Poulsen
Mehr Kontrolle über die Reisekosten
In der Produktionsstätte von Louis Poulsen in Vejen (Jütland, Dänemark) sind die Ausgaben für Geschäftsreisen keine Überraschung mehr. Neben der Automatisierung der Kostenmanagementprozesse weiß die Finanzabteilung genau, was sie erwartet. Und die Mitarbeiter profitieren von schnelleren Erstattungen.
– Bisher hatten wir wenig Ahnung von der Höhe der Erstattungen. Dies schwächte unseren Überblick über die wirtschaftliche Lage und bescherte uns unangenehme Überraschungen in Form stark gestiegener Ausgaben, wenn Mitarbeiter Reisequittungen aus weit zurückliegenden Monaten einreichten. Mit dem Acubiz Ausgabenmangementservice können wir jetzt die Ausgaben monatlich verfolgen. Diese Vorteile sind immens und auf vielen Ebenen positiv, sagt Gitte Rasmussen, Controller in der Finanzabteilung von Louis Poulsen.
Von Handheld zu automatisiert
Die Automatisierung des Ausgabenmanagements umfasst derzeit Teile des Unternehmens. Einige der ausländischen Tochtergesellschaften verwenden derzeit noch das alte Handheld-System, was die Vor- und Nachteile für Gitte Rasmussen sehr deutlich macht.
– In den Tochterunternehmen, in denen sie Acubiz EMS noch nicht implementiert haben und daher weiterhin Tabellenkalkulationen und Papierbelege verwenden, ist es ziemlich offensichtlich, dass sie nicht den gleichen finanziellen Überblick haben, sagt sie.
Und diese Standorte verbringen viel mehr Zeit mit dem Ausgabenmanagement. Und zwar in Bezug auf das Sammeln von Unterlagen von ihren Mitarbeitern, das Abgleichen von Posten, das Erfassen der Ausgaben, mit den Erstattungen an die Mitarbeiter und nicht zuletzt damit, die Mitarbeiter daran zu erinnern, ihre Spesenabrechnungen einzureichen.
Vorteile für alle
Gitte Rasmussen und ihre Kollegen sparen massiv Zeit. Einsparungen, die der ursprüngliche Grund waren, warum Louis Poulsen vor 15 Jahren beschlossen hat, die Ausgabenmanagement-Software von Acubiz zu kaufen und das System anschließend in allen Tochtergesellschaften implementieren zu lassen. Und die Zeitersparnis gilt auch für die Mitarbeiter.
– Ich habe noch nie von jemandem gehört, der gerne eine Spesenabrechnung erstellt hat. Im Gegenteil hält es jeder für eine Belastung, die zu umständlich und ungenau ist. Acubiz hat jedoch eine recht intuitive Benutzeroberfläche erstellt. Alle Kreditkartenausgaben der Mitarbeiter werden unmittelbar nach der Transaktion direkt in das System importiert. Darüber hinaus sind einige Ausgaben vordefiniert, sodass Sie nicht angeben müssen, wofür das Geld ausgegeben wurde. Nur wenn ein Mitarbeiter auswärts isst, muss er die Art der Ausgaben angeben. Eine allgemein beliebte Vereinfachung, sagt Gitte Rasmussen.
Es kommt jedoch vor, dass einige Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen nicht rechtzeitig fertigstellen. Hier bietet sich das integrierte, automatisierte Erinnerungsverfahren an.
Eine solide Umsetzung
Zunächst implementierte Louis Poulsen Acubiz EMS für die 130 häufig reisenden Manager und Mitarbeiter mit einer Business-Eurocard. Es wurde zuerst in Dänemark, dann in Schweden, Norwegen und Deutschland eingeführt, anschließend werden die übrigen Tochtergesellschaften an die Reihe kommen.
– Erstens sorgen wir dafür, dass jeder mit einer Eurocard versorgt wird. Zweitens wenden wir Anstrengungen auf, um die Mitarbeiter zu schulen, bevor sie das System nutzen. Nicht alle Mitarbeiter finden IT gleich einfach, und wir müssen bereit sein, diejenigen zu unterstützen, die es schwierig finden, sagt Gitte Rasmussen.
Die Zusammenarbeit zwischen Acubiz und Louis Poulsen ist einwandfrei, meint Gitte Rasmussen, und sie ist froh, dass Acubiz nicht zögert, bei Problemen zu helfen – unabhängig davon, wer dafür verantwortlich ist.
Ich habe noch nie von jemandem gehört, der gerne eine Spesenabrechnung erstellt hat. Im Gegenteil hält es jeder für eine Belastung, die zu umständlich und ungenau ist. Acubiz hat jedoch eine recht intuitive Benutzeroberfläche erstellt. Alle Kreditkartenausgaben der Mitarbeiter werden unmittelbar nach der Transaktion direkt in das System importiert. Darüber hinaus sind einige Ausgaben vordefiniert, sodass Sie nicht angeben müssen, wofür das Geld ausgegeben wurde.
Gitte Rasmussen, Controller bei Louis Poulsen
Da häufige Reisen und Tage von 6 Uhr morgens bis Mitternacht dauern, habe ich wenig Zeit für Spesenabrechnungen. Vor Jahren war ich einer der Mitarbeiter, die das Management aufforderten, einen einfacheren Weg zu finden. Aus diesem Grund habe ich mich sehr gefreut, als wir Acubiz EMS implementiert haben. Es ist ein sehr praktisches Werkzeug, das mir die Hälfte der Zeit spart, die ich für meine Reisekosten aufgewendet habe. Dies bedeutet, dass ich mich jetzt auf das konzentrieren kann, wofür ich angestellt bin. Das kommt mir und dem Unternehmen zugute.
Sune Kristensen | International Business Developer bei Louis Poulsen International
Details
Über Louis Poulsen
Louis Poulsen ist ein internationaler Beleuchtungshersteller und Teil von Polaris Private Equity. Louis Poulsen bedient den professionellen und privaten Beleuchtungsmarkt und produziert und entwickelt Beleuchtungslösungen für Innen- und Außenanwendungen. Bekannt als Hersteller der legendären PH-Lampe. Gegründet im Jahr 2007. Produktion in Vejen, Dänemark und Hauptsitz in Kopenhagen.
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