Fallbeispiel: Rosendahl Design Group
Eine digitale und automatisierte Lösung spart erheblich Zeit
Bevor sich die Rosendahl Design Group der digitalen Welle innerhalb des Ausgabenmanagements anschloss, erlebten sie unter anderem eine Herausforderung in Bezug auf die Zeit, die sie für den Abgleich aufwendeten. Das Abgleichen eines Elements nach dem anderen war eine Aufgabe, die mehrere Tage in Anspruch nahm.
Zeit für wertvollere Aufgaben
Die Rosendahl Design Group hat vor einigen Jahren eine digitale Ausgabenmanagementlösung implementiert. Damit gelang es ihnen, ihren Ausgabenmanagementprozess zu verbessern und gleichzeitig ihren Mitarbeitern eine flexible und benutzerfreundliche Lösung für die Verwaltung ihrer Ausgaben und gefahrenen Kilometer zu bieten sowie den Genehmigungsfluss zu optimieren.
Der große Unterschied wurde Christine Ødegaard Edvardsen bewusst, als ihr während eines jährlichen Treffens mit Acubiz im Jahr 2017 präsentiert wurde, wie sie täglich überwachen konnte, was für den Betrieb vorgesehen ist, was vom Mitarbeiter bereits abgerechnet wurde und was noch nicht, sowie was voraussichtlich im Laufe des Monats in Rechnung gestellt werden wird. Oft kennen Unternehmen den Umfang der Ausgaben der Mitarbeiter erst, wenn eine Rechnung eingegangen ist. Erst dann können alle Kreditkartentransaktionen gebucht werden. Mit Acubiz können sie kontinuierlich Kosten buchen und gleichzeitig ihre Ausgaben oder gefahrenen Kilometer in der App abrechnen.
„Durch die Automatisierung des Abgleichungsprozesses spare ich jeden Monat rund einen ganzen Tag Arbeit“, erläutert Christine Ødegaard Edvardsen. Eine Zeitersparnis, die mehr ist, als sie zu hoffen wagte – und die, wie sie betont, das Ergebnis einer guten Zusammenarbeit und des Verständnisses auch der kleinen alltäglichen Herausforderungen ist.
Kooperation und Dialog führen zu Vorteilen
Wenn ein Verwaltungsprozess durch eine digitale und automatisierte Lösung ersetzt wird, führt dies häufig zu einem Änderungsprozess für die Mitarbeiter. Daher entscheiden sich viele Unternehmen dafür, es Schritt für Schritt für die Mitarbeiter umzusetzen. Der Aufbau einer guten Beziehung zum ausgewählten Anbieter digitaler Software sollte daher bei der Auswahl eines Lieferanten in die Checkliste aufgenommen werden.
Die Rosendahl Design Group startete mit einer Standardlösung für das Ausgabenmanagement. Anschließend wurden mehrere Prozesse und Details automatisiert und digital umgesetzt – in einem Tempo, das ihren Anforderungen und Herausforderungen entsprach.
Regelmäßiger Kontakt in Form von jährlichen Besprechungen und eine gute Zusammenarbeit zwischen den Beratern von Acubiz und den Mitarbeitern der Rosendahl Design Group führen zu der Erzielung von Vorteilen selbst bei nur kleinen Anpassungen. In diesem Beispiel hat das Detail der Bereitstellung und Übersicht die Arbeitszufriedenheit von Christine Ødegaard Edvardsen als einzelne Mitarbeiterin erhöht. Sie spart jetzt 96% der Zeit, die sie zuvor für den manuellen Abgleich aufgewendet hat. Die freigewordene Zeit kann sie für wertvollere Aufgaben verwenden, was zu einem größeren Nutzen für die Rosendahl Design Group führt. Gleichzeitig erhält sie einen vollständigen Überblick über ausstehende Beträge, die von den Mitarbeitern noch nicht eingereicht worden sind.
Darüber hinaus hat die Rosendahl Design Group den Prozess der Erstattung ausländischer Mehrwertsteuer digitalisiert, was zu Zeit- und Ressourceneinsparungen geführt hat.
Es wird alles auf einem Silbertablett serviert. Jetzt kann ich einen Überblick darüber bekommen, was in unserem ERP-System Axapta für den Betrieb und den Abgleich vorgesehen ist. Das spart mir Stunden manueller Arbeit. Persönlich kann ich mich jetzt auf andere und wertvollere Aufgaben konzentrieren – und nicht jeden Monat so viel Zeit für den Abgleich verwenden. Ich vermute, dass ich jeden Monat etwa einen ganzen Tag Arbeit einspare, da der Abgleichungsprozess automatisiert wurde.
Christine Ødegaard Edvardsen, Buchhalterin bei der Rosendahl Design Group
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Über Rosendahl Design Group
Innovation, Kreativität und Respekt für die dänische Designtradition – das sind die Schlüsselwörter hinter der Rosendahl Design Group. Ziel ist es, neues und nachhaltiges Design in der Qualität zu schaffen, für die dänisches Design bekannt ist – und gleichzeitig dänische Designschätze durch die Wiederentdeckung von Klassikern zu schützen.
Das Portfolio der Rosendahl Design Group umfasst acht Marken: Rosendahl, Holmegaard, Lyngby Porzellan, Kay Bojesen Dänemark, Arne Jacobsen Uhren, Bjørn Wiinblad Dänemark, GLOBAL und Juna. Der gemeinsame Nenner ist, dass diese Marken den Alltag schöner machen, Mehrwert für die Kunden schaffen, innovatives Design für Wohnhäuser darstellen und eine Reihe der beliebtesten Klassiker des dänischen Designs repräsentieren.
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