Ausgabenmanagement.
Digital. Effizient. Einfach.

Die Optimierung der Verwaltungsprozesse in Bezug auf die Ausgaben ist für das gesamte Unternehmen von Vorteil. Mitarbeiterausgaben, kostengünstige Einkäufe, Reisekosten, Firmenkartentransaktionen, Auslagen, Lieferantenrechnungen oder ausländische Mehrwertsteuerrückerstattung? Sparen Sie Geld und Zeit und erleben Sie glücklichere Mitarbeiter.

  • Mitarbeiter

Weniger Verwaltungszeit bei der Erfassung und Dokumentation von Ausgaben

  • Genehmigender

Effizienter und einfacher Genehmigungsfluss für unterwegs. Und auf Ihrem Smartphone.

  • Finanzabteilung

Genaue Dokumentation, vollständiger Einblick und laufende Abwicklung. Alle zusammen.

Acubiz One Dashboard
5/5
Entworfen für die Benutzer

Mehr als 1.000 Unternehmen und 180.000 Benutzer in 45 Ländern profitieren von den Vorteilen von Acubiz.

„Gute und einfache Lösung für die Ausgabenverwaltung.“

5/5

„Perfektes Tool für das Ausgabenmanagement.“

5/5

„Es ist die beste Lösung, die ich versucht habe.“

5/5

„Einfach, schnell und benutzerfreundlich.“

4.5/5

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Ein Beispiel.
Um alles richtig einzuordnen.

Acubiz-Saelger-Finn
test
Acubiz-Acubot-Robert
Acubiz-Bogholder-Frede
Acubiz-CFO-CEO-Fiona-og-Frida

Finn hat Ausgaben

Finn ist Verkäufer und erfasst mit Acubiz regelmäßig Auslagen, Mitarbeiterausgaben, gefahrene Kilometer für Kundenbesprechungen und Tagesgelder für Reisen. Finn wirft den Beleg weg, sobald er eine Ausgabe in Acubiz One erfasst und dokumentiert hat.

Fie kann unterwegs von ihrem Smartphone aus genehmigen

Fie ist Vertriebsleiterin und Managerin (und damit auch Genehmiger) für Finn. Sie ist oft unterwegs und muss in der Lage sein, Ausgaben auf ihrem Smartphone zu genehmigen. Das ist flexibel und weniger zeitaufwändig für sie.

Robert stellt die Einhaltung der Richtlinien sicher

Der Büroroboter Robert kann die Ausgaben automatisch überprüfen und genehmigen, wenn sie den Unternehmensregeln und -richtlinien entsprechen. In der Acubiz-Terminologie nennen wir Roberts Arbeit den Company Policy Manager.

Frede erhält die Ausgaben pünktlich

Frede ist Buchhalter und verantwortlich für die Buchhaltung in der Kreditorenabteilung und verantwortlich für das Gehalt und die Auszahlung der Ausgaben. Er ist zufrieden mit dem automatischen Import von Kreditkartentransaktionen, der umfassenden Dokumentation der Ausgaben und der Integration in das Finanzsystem, bei dem die buchhaltungsfertigen Daten einfach synchronisiert werden können. Frede freut sich auch über die Integration in das Gehaltssystem, in das Daten problemlos übertragen werden können.

Frida und Fiona erhalten Überblick und profitieren von Einsparungen

Frida ist CFO. Fiona ist CEO. Der oben beschriebene Prozess schafft Transparenz und liefert wertvolle Daten über die Kosten für das Unternehmen im Zusammenhang mit den verschiedenen Ausgaben. Mit Acubiz als strategischem Instrument für das Budgetmanagement erhalten sie Überblick und Zeit- und Ressourceneinsparungen.

Was bieten wir an? Wählen Sie selbst. Nach Bedarf kombinieren.

  • Effizienter und digitaler Prozess zur Verwaltung der Ausgaben der Mitarbeiter - Firmenkreditkarten und Auslagen.
  • Automatisierter und digitaler Prozess zur Verwaltung von Ausgabenrechnungen.
  • Digitale Verfolgung und Erfassung geschäftlich gefahrener Kilometer.
  • Digitales Tool zum Verfolgen und Verwalten des Zeitverbrauchs.
  • Mehr Prozessoptimierung mit verwandten Services wie Mehrwertsteuerrückerstattung und einem Tool für Unternehmensrichtlinien (Company Policy Manager).
  • Wir integrieren mit allen Firmenkreditkartenanbietern, Gehalts- und Finanzsystemen.

Welche Arten von Unternehmen können von Acubiz profitieren?

Kleinunternehmen

Sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Buchhalter wird es sowohl intern als auch extern einfach, die Verwaltungsarbeit rund um die Ausgaben im Alltag durchzuführen. Die Ressourcen sind oft knapp und es ist entscheidend, dass nicht zu viel Zeit für Verwaltungsaufgaben aufgewendet wird.
Acubiz ist so konfiguriert, dass die Lösung zu den Buchhaltungspraktiken des Unternehmens passt und problemlos in das Finanzsystem des Unternehmens integriert werden kann.

Acubiz Small Business

Mittelgroße Unternehmen

Die Komplexität von Ausgabenmanagementprozessen nimmt typischerweise zu. Möglicherweise ist ein Genehmigungsfluss durch eine oder mehrere Verwaltungsebenen erforderlich. Möglicherweise muss auch ein komplexerer Kontenplan oder mehrere unterschiedliche finanzielle Dimensionen unterstützt werden.
Acubiz ist so konfiguriert, dass die komplexeren Buchhaltungspraktiken unterstützt werden – während es für Mitarbeiter einfach und schnell bleibt, ihre Verwaltungsarbeiten rund um die Ausgaben durchzuführen.

Acubiz Corporate

Großunternehmen

Weitere Ebenen werden hinzugefügt. Der Betrieb kann sich über mehrere Länder erstrecken – z. B. über Produktionseinheiten, Tochterunternehmen oder Verkaufsbüros. Dies erfordert die Unterstützung spezifischer Länderregeln. Es kann auch Abhängigkeiten zwischen Kontenplan, Dimensionen und Genehmigungsabläufen geben.
Acubiz ist so konfiguriert, dass länderspezifische Regeln unterstützt werden, und kann auch in Dritte wie Geschäftsreisebüros integriert werden. Acubiz wird in 45 Ländern eingesetzt und vertreten.

Bei der Führung eines Unternehmens fallen Kosten an

Acubiz ist branchenübergreifend relevant.

Groß- und Einzelhandel

Großhandelsunternehmen und Einzelhandelsketten zeichnen sich häufig durch ein hohes Maß an „ausgehender“ Aktivität aus. Diese Aktivitäten sind mit Verkäufern, Verkaufsberatern, Merchandisern usw. verbunden, die eine Möglichkeit zur Verwaltung ihrer Ausgaben, gefahrenen Kilometer, Reise- und Repräsentationskosten benötigen.

Herstellung und Produktion

Mitarbeiter im Vertrieb und im After Sales sind in der Regel sehr häufig im Außendienst. Das heißt, Aktivitäten, die mit Verkäufern, Verkaufsberatern, Installations- und Servicetechnikern usw. verbunden sind und die alle eine Möglichkeit benötigen, ihre Ausgaben, gefahrenen Kilometer, Reise- und Repräsentationskosten zu verwalten.

Beratung, Prüfung und Recht

Beratungsunternehmen, Wirtschaftsprüfungsunternehmen und Anwaltskanzleien sind kundenorientiert tätig, wodurch verschiedene Arten von Ausgaben entstehen, die verwaltet werden müssen. Oft müssen die Ausgaben präzise auf Projekte oder/und Kunden/Klienten verteilt werden.

Transport und Logistik

Viele Mitarbeiter von Unternehmen, die im Güter- und Personenverkehr tätig sind, sind „unterwegs“. Daher müssen die Ausgaben unterwegs verwaltet werden, und dies erfordert ein effizientes und mobiles Lösungssetup für das Ausgabenmanagement.

IT und Telekommunikation

IT-Dienstleister, Telekommunikationsunternehmen und Softwareunternehmen haben häufig eine Gruppe von Mitarbeitern, die bei der Ausführung ihrer Arbeit unterwegs sind. Das können Verkaufsberater und Techniker sein, die in der Lage sein müssen, ihre Ausgaben einfach und schnell zu verwalten.

Bauwesen

Handwerker, Bauunternehmen und beratende Ingenieure haben häufig größere Mitarbeitergruppen an verschiedenen Standorten. Und dies wird unweigerlich Ausgaben verursachen, da die Mitarbeiter unterwegs sind. Dies führt in der Regel dazu, dass eine Ausgabenzuordnung für verschiedene Projekte erforderlich ist.

Sonstige

Ausgaben entstehen in allen Unternehmen und Organisationen. Das automatisierte Ausgabenmanagement kommt diesen Unternehmen und Organisationen in Branchen wie Versicherungen, Banken, Immobilienverwaltung, Verbänden, Kultur, Energieversorgung, Sport und Erlebnis, Hotel und Restaurant, Medien und Kommunikation sowie im öffentlichen Sektor zugute.

5 Fakten über Acubiz

  • 1 Der Name "Acubiz" steht für "accurate business" (genaues Geschäft) und wir wurden 1997 gegründet.
  • 2 Die meisten Unternehmen können von Acubiz profitieren. Wie wir sagen: Bei der Führung eines Unternehmens fallen Kosten an.
  • 3 Acubiz sammelt, verwaltet und optimiert alle administrativen Teilprozesse rund um die Ausgaben.
  • 4 Acubiz hilft bei der korrekten Dokumentation und Buchhaltung gemäß Buchhaltungs- und Steuerrecht.
  • 5 Acubiz kommt dem gesamten Unternehmen zugute, da die Ausgabenmanagementprozesse sowohl schneller als auch einfacher durchzuführen sind.

Die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr daran erinnern, welche Belege mit welchen Ausgaben übereinstimmen und auf welchen Fall oder welches Projekt sich die Ausgaben beziehen. Es ist alles im System bereit, verarbeitet zu werden.

Susanne Anker-Møller | Hauptbuchhalter | Kammeradvokaten

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